Politique de confidentialité

Votre vie privée est importante à nos yeux. Nous avons à cœur de traiter vos données à caractère personnel de manière intègre, légale, correcte et transparente. Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons comment le traitement est effectué et quelles données sont concernées. Le terme de « traitement » comprend entre autres la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la mise à jour, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion et toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, l’interconnexion, l’archivage, l’effacement ou la destruction des données à caractère personnel.

Nous nous adressons à vous si vous êtes utilisateur de nos services, fournisseur de services et de produits ou toute personne impliquée auprès d’une organisation en contact avec nous.

1.1. Avant-propos 

Nous vous conseillons de lire attentivement ce document afin de savoir pourquoi et à quelles fins nous traitons vos données à caractère personnel. Nous préciserons quels sont vos droits et comment les exercer. Nous vous expliquerons également quelles données à caractère personnel nous traitons lorsque :

• Vous utilisez nos services.
• Vous posez des questions sur notre site Internet.
• Vous visitez notre entreprise, nos salons et nos événements.
• Vous nous donnez votre carte de visite.

Notre politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée à tout moment. La version la plus récente est disponible sur notre site Internet (https://www.screenflanders.be). Nous vous recommandons de la consulter régulièrement pour être informé(e) des éventuels changements.

Le VAF participe à Screen Flanders à la demande de VLAIO. L’Agence flamande Innovation et Entrepreneuriat (VLAIO) possède un accord de traitement avec le VAF pour la mesure d’aide Screen Flanders. Le VAF est donc l’organisme qui effectue le traitement des données, et VLAIO est responsable du traitement pour la sélection, le suivi et le contrôle de cette mesure d’aide. Nous vous conseillons donc de consulter également la politique de confidentialité de VLAIO.

Le VAF est chargé du traitement des données pour toutes les autres activités réalisées par le VAF dans le cadre de Screen Flanders (communication et promotion, envoi de lettres d’information, gestion du site et des réseaux sociaux, etc.).

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la législation relative à la vie privée en Belgique, nous vous invitons à consulter le site www.autoriteprotectiondonnees.be.

1.2. Qui traite vos données ? Qui sommes-nous ?

Le Fonds Audiovisuel de Flandre (abrégé en VAF), sis boulevard Bischoffsheim 38 à 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise 0475.795.886, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour tout ce qui concerne la promotion et la communication de la mesure d’aide Screen Flanders.

Le VAF opère également le traitement de vos données à caractère personnel pour ce qui concerne la sélection, le suivi et le contrôle de cette mesure d’aide. Le VAF travaille en effet à la demande de VLAIO, le responsable du traitement. L’Agence autonome Innovation et Entrepreneuriat (VLAIO) de la Région flamande est établie dans le bâtiment Marie-Élisabeth Belpaire, boulevard Simon Bolivar 17, 1000 Bruxelles (adresse postale disponible sur www.vlaio.be/adres).

Lorsque vous soumettez une demande d’aide Screen Flanders, vous le faites directement via le portail de VLAIO, c’est donc VLAIO qui traite vos données. Toutes les autres communications, comme les lettres d’information, les réseaux sociaux ou les informations sur le site de Screen Flanders, sont envoyées par le VAF et cette base de données n’est pas partagée avec VLAIO. Toutefois, en cas d’arrêt de la collaboration, ces données pourraient être transmises à VLAIO.

1.3. Comment nous joindre ?

Pour toute question relative au respect de votre vie privée ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse susmentionnée ou par courriel à l’adresse privacy@vaf.be.

Pour toute question sur la manière dont VLAIO traite vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le fonctionnaire chargé de la protection des données (« FG ») de VLAIO en envoyant un courriel à l’adresse dpo@vlaio.be.

1.4. L’autorité de contrôle chef de file du VAF et de VLAIO

L’autorité de contrôle belge est l’autorité chef de file pour le VAF : Autorité de protection des données, rue de la presse 35, 1000 Bruxelles - +32 2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be. 

L’autorité de contrôle compétente pour VLAIO est la Commission de contrôle flamande, boulevard du roi Albert II 15, boîte 149, 1210 Bruxelles - +32 2 553 20 85 / contact@toezichtcommissie.be.

La mise en œuvre de vos droits dans nos systèmes et nos procédures aura lieu au plus tard 30 jours après réception de votre demande. Si, pour une raison ou une autre, ce délai ne pouvait être respecté, nous vous en informerons avant l’expiration de la période initiale.

2.1. Vous pouvez consulter vos données à caractère personnel 

Vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, vérifier le but du traitement, l’endroit où nous avons recueilli les données et qui les reçoit.

Le cas échéant, vous pouvez également savoir pendant combien de temps nous stockons les données, si les données sont utilisées pour prendre des décisions de manière automatique et si nous avons l’intention d’envoyer les données à un pays situé en dehors de l’Union européenne.

2.2. Vous pouvez faire corriger/compléter vos données 

Il est possible que les données vous concernant que nous traitons ne soient pas (ou plus) correctes. Vous pouvez toujours demander que les données incorrectes soient corrigées ou complétées par les données manquantes.

2.3. Droit à l’effacement

Si vous pensez que nous traitons les données à caractère personnel de manière illégale, vous pouvez demander que ces données à caractère personnel soient effacées.

Cette demande de suppression des données à caractère personnel peut être refusée par le VAF si le stockage des données est justifié, par exemple pour l’exercice ou la justification d’une action en justice ou en cas d’obligation légale de conserver certaines données.

2.4. Droit à la limitation des données personnelles

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous pensez que les données sont incorrectes, que le traitement est illégal ou si vous n’acceptez pas que nous traitions les données dans notre intérêt légitime (voir l’article 3.3). Nous accepterons cette opposition à moins qu’il y ait des raisons impérieuses de ne pas le faire, par exemple pour empêcher la fraude.

2.5. Droit à l’opposition 

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, y compris le profilage. Le traitement est alors arrêté, sauf s’il est nécessaire pour se conformer à la législation sociale et fiscale, pour représenter les intérêts d’un tiers ou en vue de l’établissement, de l’exercice ou de la justification d’une action en justice.

2.6. Droit au transfert des données

Vous pouvez nous contacter pour demander de transférer à un tiers les données personnelles que vous nous avez transmises.

2.7. Droit d’introduire une réclamation 

Si vous n’êtes pas d’accord avec notre point de vue, vous pouvez contacter l’autorité belge de protection des données. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de cette instance. Vous trouverez leurs coordonnées ci-dessus au point 1.4.

2.8. Identification du demandeur

Vous pouvez exercer vos droits au traitement de vos données à caractère personnel : par écrit en envoyant une lettre au Boulevard Bischoffsheim 38 à 1000 Bruxelles ou par courriel à l’adresse privacy@vaf.be.

Soyez toujours aussi précis que possible dans votre demande afin que nous puissions la traiter correctement.

Afin d’empêcher que quelqu’un d’autre n’exerce vos droits, nous souhaitons vérifier votre identité le mieux possible. C’est pourquoi la demande doit toujours être accompagnée d’un document prouvant que l’identité du demandeur correspond à votre identité, en ajoutant une copie de votre carte d’identité à votre demande.

Dans ce cas, veuillez noircir votre photo d’identité et votre numéro de carte d’identité (etc.) afin de protéger votre vie privée.

Si nous estimons que le document livré ne fournit pas une preuve suffisante, nous vous en informerons. Nous nous réservons le droit de ne pas répondre à la demande jusqu’à ce que des preuves suffisantes soient fournies.

3.1. Le VAF doit respecter certaines obligations légales 

Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de traiter vos données personnelles. Nous énumérons ici les cas les plus importants :

• droit fiscal,
• droit commercial,
• législation relative aux subventions,
• droit économique,
• RGPD pour le traitement d’une demande d’exécution de vos droits.

3.2. Le VAF doit pouvoir exécuter son contrat avec vous 

En tant que producteur, créateur, professionnel de l’audiovisuel, etc., vous faites appel à nos services. Afin de garantir la bonne exécution de notre contrat, nous devons traiter et gérer ces contrats de manière administrative, comptable et opérationnelle.

Cela vaut également si vous réalisez une séance d’information en notre nom, si vous intervenez en tant que jury ou membre d’une commission et si, plus largement, vous êtes un fournisseur du VAF. Même dans ce cas, nous devons respecter le contrat et traiter et gérer ces contrats de manière administrative, comptable et opérationnelle.

Lors de votre visite sur notre site, nous nous engageons à faire en sorte que le site soit toujours parfaitement opérationnel. Pour ce faire, nous utilisons des cookies strictement nécessaires.

3.3. Le VAF a une importante mission de communication - notre intérêt légitime

Le fait de déposer une demande d’aide Screen Flanders signifie que vous pouvez être repris dans les mailings envoyés par Screen Flanders.

Nous envoyons régulièrement des courriers d’information à des personnes faisant partie d’un groupe cible du VAF comme les producteurs, les repéreurs/régisseurs, les prestataires de services facilitaires, les agences de cinéma, etc. Le contenu de ces lettres d’information est adapté à chaque groupe cible. 

Par ailleurs, nous adressons ponctuellement des communications à des personnes susceptibles d’être intéressées par les services du VAF et qui, selon nous, pourraient bénéficier de ces communications : formations, obtention de subventions, séances d’information, invitations à des événements du secteur, etc.

Nous essayons alors de trouver un juste équilibre entre votre droit à la vie privée et nos intérêts légitimes. Si vous avez malgré tout des objections à ces traitements selon ce principe fondamental, vous pouvez nous en faire part.

Les informations sont diffusées par courriel. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos communications, vous pouvez nous le faire savoir. Dans ce cas, nous ne vous importunerons plus.

3.4. Le VAF demande votre autorisation 

Le VAF envoie régulièrement des lettres d’information Screen Flandres aux personnes qui s’y sont abonnées. Si vous souhaitez les recevoir, vous pouvez vous abonner à l’adresse : subscribepage.io/dlUAA7. Lorsque vous vous abonnez, vous pouvez également nous informer de vos préférences dans votre profil.

En vous abonnant à notre lettre d’information, vous nous autorisez à vous transmettre des informations sur nos services. Chaque lettre d’information contient toujours une possibilité de se désabonner.

Lorsque vous visitez notre site Internet pour la première fois, vous voyez apparaître une bannière où nous vous demandons l’autorisation de placer des cookies de performance, de ciblage et de fonctionnalité ainsi que des cookies non classés. Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, veuillez cliquer sur les paramètres de cookies, en bas à gauche de la page, plus cliquez sur « Détails ».

Vous pouvez retirer votre autorisation à tout moment. Vous trouverez nos coordonnées de contact au point 2.8.

4.1. De nos fournisseurs 

Le VAF traite les données à caractère personnel des personnes concernées qui travaillent pour les entreprises avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales. Le but de ce traitement est de maintenir nos relations commerciales.

Afin de pouvoir vous contacter et vous identifier et dans le cadre de la gestion de nos fournisseurs, nous traitons les données suivantes : nom, prénom, numéro de téléphone, numéro de portable, langue, adresse électronique, nom de votre employeur, numéro de TVA, adresse IP et cookies.

4.2. De nos créateurs, producteurs, professionnels de l’audiovisuel

Afin de pouvoir vous identifier, communiquer avec vous et garantir le suivi de vos dossiers, nous traitons les données suivantes : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de portable, adresse électronique (privée et/ou professionnelle), numéro de compte en banque, expérience professionnelle, CV, adresse IP, cookies.

4.3. De nos candidats 

Ce point s’applique à la collecte et au traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous postulez pour une fonction au sein du VAF, etc.

Nous ne traitons que les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour évaluer votre dossier de candidature et communiquer avec vous : votre nom, vos coordonnées personnelles (par ex. adresse, numéro de téléphone et adresse électronique), votre CV et des renseignements sur votre formation et vos expériences professionnelles ou autres. Si cela s’avère utile pour pouvoir le poste vacant, nous pouvons également traiter des données personnelles recueillies dans le cadre de tests de personnalité et/ou de références. Nous conservons vos données pendant 12 mois après l’envoi.

4.4. Cookies 

Le VAF utilise des cookies lors de toute visite sur ses sites Internet. Les cookies sont de petits fichiers d’information qui, lors de chaque visite de notre site Internet, sont enregistrés sur l’appareil utilisé pour accéder au site (ordinateur, tablette ou smartphone). Ci-après, le terme de « cookies » désignera également d’autres techniques du même type. Les cookies permettent de reconnaître votre navigateur, ce qui est pratique car vous ne devez pas sans cesse saisir vos données, indiquer vos préférences ou modifier vos paramètres. Grâce à eux, nous pouvons aussi faire mieux fonctionner notre site, nous avons un aperçu du comportement des visiteurs sur le site et certains tiers peuvent obtenir des informations sur votre comportement de navigation afin de vous proposer des publicités personnalisées.

Les cookies ne mettent pas en danger la sécurité de votre ordinateur.

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires, des cookies de performance, des cookies de ciblage, des cookies fonctionnels et des cookies non classés. À l’exception des cookies strictement nécessaires (nécessaires pour le bon fonctionnement de notre site), nous vous demandons votre autorisation pour placer ces petits fichiers d’information. Vous trouverez de plus amples informations sur les cookies que nous utilisons, leur durée de stockage et leur gestion en cliquant sur « Paramètres de cookies » en bas à gauche de la page, puis en cliquant sur « Détails ».

4.5. Les images de vidéosurveillance sont stockées temporairement

Nous pouvons utiliser des caméras dans nos bâtiments et aux alentours. Nous respectons les règles légales relatives à l’utilisation de caméras de surveillance. Les bâtiments sous vidéosurveillance sont dotés d’un autocollant clairement visible.

Les images sont conservées au maximum 30 jours. Des exceptions sont prévues :

• Lorsque les images enregistrées sont nécessaires pour prouver un délit ou une nuisance.
• Pour prouver des dommages.
• Pour identifier l’auteur d’un délit, un témoin ou une victime.

Le traitement des images de vidéosurveillance se fait en vertu de notre intérêt légitime à protéger nos bâtiments et autres biens contre, par exemple, les cambriolages et les dommages, etc.

5.1. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous ne partageons vos données qu’avec des personnes qui ont reçu notre autorisation expresse, si elles ont besoin de ces informations pour effectuer leurs tâches.

Nous utilisons différents processeurs pour le traitement des données personnelles. Ce sont nos sous-traitants qui font le traitement des données personnelles pour nous. Le VAF travaille uniquement avec des processeurs garantissant la même sécurité technique et opérationnelle.

Nous pouvons partager vos données avec des pays hors de l’Union européenne, plus particulièrement lorsque nous travaillons avec Meta, Google, X et LinkedIn. Dans ces cas de figure, nous veillerons à ce que le traitement des données à caractère personnel soit suffisamment protégé conformément aux obligations contractuelles et conformément à la législation en matière de protection de la vie privée.

Par ailleurs, nous ne partagerons vos données que si nous sommes obligés de le faire par une loi ou un décret gouvernemental.

5.2. Le VAF ne transmet pas vos données à caractère personnel à des tiers 

Nous ne vendrons pas, ne partagerons pas, ne louerons pas et ne mettrons pas vos données à caractère personnel à la disposition de tiers à des fins commerciales sans votre consentement préalable.

5.3. Nous ne conservons pas vos données indéfiniment

Le VAF utilise vos données personnelles dans un objectif clair. Lorsque cet objectif est atteint, les données seront supprimées.

La conservation de vos données personnelles se base sur la période de conservation légale. 

Nous stockons les données personnelles des candidats qui n’ont pas été retenus jusqu’à un an après la clôture de la procédure de sélection.