Verplichte rapportage

De volgende zaken worden aan het agentschap gemeld, tenzij er uitdrukkelijk wordt vermeld dat ze aan het VAF moeten worden bezorgd.

Begin- en eindgeneriek: Alle taal- en regioversies moeten worden voorgelegd aan het VAF vóór de eerste publieke vertoning.

Collection account agreement: Als er met een collection account wordt gewerkt, wordt Screen Flanders als begunstigde – niet als ondertekenende partij –  opgenomen en wordt ook de door alle betrokkenen getekende Collection Account Agreement meegeleverd zodra die beschikbaar is.

Coproductiecontract: Elke aangepaste alsook de definitieve versie wordt voorgelegd (voor zover die versies nog niet eerder waren aangeleverd) zodra die beschikbaar is.

Deliverables: Tijdens de productie en onmiddellijk na de afwerking van de nulkopie moeten een aantal zaken aan het VAF (Katrien Maes) worden bezorgd. Die zaken staan los van de deliverables die in geval van steun vanwege het VAF aangeleverd moeten worden.

Draaiplan: Het definitieve en volledige draaiplan (met vermelding van de draaidagen in het Vlaamse Gewest) wordt vóór de eerste opnamedag bezorgd.

Exploitatie-afrekening: Een overzicht van de inkomsten en kosten als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk wordt vanaf het jaar dat volgt op het jaar van de eerste publieke vertoning  jaarlijks op 31 maart voorgelegd (zie ook ‘Verplichting tot terugbetaling’).

Ingebrekestellingen en juridische procedures: Elke rechtstreekse of onrechtstreekse ingebrekestelling of juridische procedure die met het project verband houdt en aan de begunstigde of een derde gericht is, wordt onmiddellijk gemeld.

Mijlpalen in de productie: Mijlpalen zoals onder andere de start van de shoot of de première worden aan het VAF (Katrien Maes) gemeld zodra ze bekend zijn. Zo kan eventuele communicatie vanuit Screen Flanders daarop afgestemd worden.

Stopzetting: Een stopzetting van het project wordt onmiddellijk gemeld. Bij stopzetting vervalt de steun en worden eventuele reeds uitbetaalde bedragen teruggevorderd. Weet dat toegewezen maar niet uitbetaalde steunbedragen niet gerecupereerd kunnen worden. Steun die aan een project is toegewezen, kan dus niet meer ingezet worden voor een ander project, noch van het eigen productiehuis, noch van andere productiehuizen.

Wijzigingen: Alle substantiële wijzigingen worden zodra ze bekend zijn, gemeld via het wijzigingsformulier, beschikbaar onder Downloads. Het gaat meer bepaald om:

  • elke wijziging in het totaalbudget van meer dan 10%;
  • elke wijziging in of tussen de rubrieken van uitgaven van meer dan 10%;
  • alle andere wijzigingen die de kwaliteit van het project kunnen beïnvloeden of belangrijk zijn voor de dossierbehandeling, onder andere wijzigingen van de titel, de regisseur, Director of Photography, de hoofdrolspelers, het aantal afleveringen en/of de totale speelduur, de datum van de eerste vertoning, wijzigingen in de coproductie, het uitlopen van de uitgavenperiode, wijzigingen in de voorverkopen en minimumgaranties die gebruikt zijn voor de financiering van het audiovisuele werk, of een wijziging van de exploitatiezetel van de begunstigde of de contactpersoon.

Alleen goedgekeurde wijzigingen worden bij de controle aanvaard.