Rapport obligatoire

Les éléments ci-dessous doivent être fournis à l’agence sauf s’il est explicitement indiqué qu’ils doivent l’être au VAF.

Générique de début et de fin : toutes les versions linguistiques et régionales doivent être présentées au VAF avant la première projection publique.

Collection Account Agreement (contrat de domiciliation de recettes) : si l’on utilise un compte de recouvrement, Screen Flanders doit figurer en tant que bénéficiaire – non en tant que signataire – et le contrat en question, signé par tous les intervenants, doit être fourni dès qu’il est disponible.

Contrat de coproduction : dès qu’elles sont disponibles, toutes les versions actualisées ainsi que la version définitive sont remises (dans la mesure où ces versions n’avaient pas déjà été fournies).

Deliverables (produits attendus) : pendant la production et immédiatement après l’achèvement de la copie d’étalonnage, plusieurs éléments doivent être fournis au VAF (Katrien Maes). La liste complète est disponible sur le site sous Deliverables. Ces produits sont indépendants des produits à fournir dans le cadre d’une aide du VAF.

Plan de tournage : le plan définitif et complet du tournage (avec mention des journées de tournage en Région flamande) est fourni avant le premier jour d’enregistrement.

Décompte d’exploitation : un tableau des revenus et des coûts générés par l’exploitation de l’œuvre audiovisuelle doit être présenté chaque année pour le 31 mars, à partir de l’année qui suit l’année de la première projection publique, (cf. également ‘Obligation de remboursement’).

Mises en demeure et procédures juridiques : toute injonction ou procédure juridique directe ou indirecte ayant un lien avec le projet et visant le bénéficiaire ou un tiers doit être immédiatement signalée.

Étapes majeures de la production : les grandes étapes comme le démarrage du tournage ou la première sont communiquées au VAF (Katrien Maes) dès qu’elles sont connues. Screen Flanders peut ainsi adapter une éventuelle communication pour l’événement.

Arrêt : l’arrêt du projet doit être immédiatement signalé. L’aide d’un projet abandonné est supprimée et les montants éventuellement versés sont récupérés. Sachez que les montants d’aide octroyés mais non versés ne peuvent être réclamés. L’aide octroyée à un projet ne peut donc pas être mobilisée pour un autre projet, ni de la même société de production, ni d’autres sociétés.

Modifications : toutes les modifications significatives sont signalées dès qu’elles sont connues via le formulaire de modifications disponible sur le site web, notamment :

  • Toute modification dans le budget total de plus de 10 % ;
  • Toute modification dans ou entre les rubriques des dépenses de plus de 10 % ;
  • Toutes les autres modifications susceptibles d’influencer la qualité du projet ou essentielles au traitement du dossier, notamment : titre, réalisateur, directeur photo (DOP), acteurs principaux, nombre d’épisodes et/ou durée totale, date de la première projection, modifications dans la coproduction, échéance de la période d’aide, modification au niveau des préventes et garanties minimales utilisées pour le financement de l’œuvre audiovisuelle, autre siège d’exploitation du bénéficiaire ou de la personne de contact.

Seules les modifications approuvées seront acceptées en cas de contrôle.